W jaki sposób rozliczać delegacje zagraniczne?

Wyjazdy służbowe, zarówno po kraju, jak i za granicę, to codzienność w wielu polskich firmach. Są konieczne, aby budować i poszerzać rynek zbytu, zdobywać nowych klientów czy kontrahentów, a także aby powiększać kwalifikacje i umiejętności pracowników przedsiębiorstwa. Trzeba jednak pamiętać, że zawsze jest to dodatkowy wydatek, z którym firma musi się liczyć i mieć na niego wygospodarowane środki.

Podróże firmowe wiążą się z wydatkami, które można wrzucić w koszty prowadzenia działalności. Dotyczy to zarówno wyjazdów krajowych, jak i podróży zagranicznych. Jest to bowiem koszt, jaki ponosimy w związku z funkcjonowaniem firmy. Szczegółowe zasady rozliczania podróży służbowych powinny być znane przez firmowego księgowego, który powinien zadbać o to, by w dokumentacji księgowej czy podatkowej wszystko się zgadzało i było dopięte na ostatni guzik.

Warto pilnować wszystkich dokumentów i rozliczeń

Wyjazdy służbowe powinny być rozliczane nie tylko przez księgowego, ale często również przez samych pracowników, którzy nieraz otrzymują różnego rodzaju ekwiwalent za delegację. Czasem bowiem wszystko opłacone jest z góry przez firmę, jednak zdarza się, że pracownik podczas delegacji płaci za wszystko z własnej kieszeni, ale jednocześnie gromadzi wszystkie rachunki czy faktury. Dzięki temu po powrocie może liczyć na to, że pracodawca zwróci mu wszystkie poniesione wydatki. Pracownik nie musi bowiem pokrywać żadnych kosztów wyjazdu, który został mu z góry narzucony. Jeśli pracodawca nie przestrzega tych zasad, jest to niezgodne nie tylko z normami współżycia społecznego, ale również z przepisami prawa pracy. Rozliczanie delegacji służbowych nie należy też do obowiązków pracownika. Jego zadaniem jest po prostu dostarczenie księgowemu czy pracodawcy wszystkich niezbędnych dokumentów i faktur za wydatki poniesione na wyjeździe.

Przede wszystkim umiejętne planowanie

Aby dobrze zorganizować wyjazd firmowy, który będzie korzystny w skutkach i przyniesie efekty w postaci nowych klientów czy kontrahentów, należy się do niego dobrze przygotować. Najczęściej termin wyjazdu jest znany z dużym wyprzedzeniem, można więc na spokojnie zorganizować wszystkie kwestie związane z wyjazdem. Warto przede wszystkim pamiętać o odpowiednim transporcie oraz o miejscu noclegowym, które trzeba zarezerwować najlepiej na jakiś czas przed terminem. Pracownik, który pojedzie na delegację, musi również mieć czas na przygotowanie się do wyjazdu, zdobycie nowej wiedzy czy skompletowanie wszystkich niezbędnych dokumentów. Im więcej czasu będzie miał, tym lepiej. Organizowanie wyjazdów na ostatnią chwilę może powodować sporo problemów, przede wszystkim organizacyjnych. Dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z usług profesjonalistów. Na https://www.staremiasto.pl/doradztwo-i-opieka/ znajdziemy usługi doświadczonych organizatorów wyjazdów, którzy zadbają o to, by wszystko było zorganizowane na najwyższym poziomie.