Kadry i płace za pomocą firmy zewnętrznej- czy warto?

Na przedsiębiorcach ciąży wiele obowiązków, którym nie sposób sprostać w pojedynkę. Prawdopodobnie doskonale wiesz jednak, że jedną z najważniejszych umiejętności w biznesie jest delegowanie zadań. Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na outsourcing kadr i płac.

To bardzo ważny krok, który pomoże Ci usprawnić wiele procesów w Twojej organizacji, a także wygeneruje sporo oszczędności. Jednak czy na pewno jest to rozwiązanie dla Ciebie?

Jeżeli zastanawiasz się, czy budować wewnątrz Twojej firmy dział kadrowy czy powierzyć tę rolę firmie zewnętrznej, zapoznaj się z poniższym artykułem. Znajdziesz w nim odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.

Outsourcing kadr i płac – na czym polega?

Outsourcing kadr i płac polega po prostu na przekazaniu formalności związanych z zatrudnianiem pracowników firmie zewnętrznej. Oczywiście możesz zdecydować się także na oddanie biuru księgowemu tylko części obowiązków wynikających z administracji kadr i naliczania płac.

To Ty ustalasz zakres obsługi kadrowo-płacowej – może się on różnić w zależności od Twoich potrzeb i specyfiki działania Twojej firmy. Zazwyczaj składają się na niego jednak przede wszystkim następujące czynności:

• sporządzanie miesięcznych list płac pracowników,
• naliczanie wynagrodzeń dla pracowników,
• przygotowanie miesięcznych deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT-4) oraz realizowanie przelewów zaliczek na ten podatek,
• przeprowadzanie rozliczeń rocznych pracowników,
• prowadzenie akt osobowych pracowników,
• przygotowywanie umów, wystawianie świadectw pracy, prowadzenie ewidencji urlopowej,
• wyliczanie comiesięcznych składek ZUS oraz sporządzanie stosownych deklaracji i przesyłanie ich w formie elektronicznej do ZUS, a także realizowanie przelewów tych składek.

Może Cię zainteresować: Na czym polega outsourcing kadr i płac?

Czy outsourcing jest dla Twojej firmy?

Jeżeli zatrudniasz jednego lub dwóch pracowników, możliwe, że samodzielnie poradzisz sobie z ich obsługą-kadrowo płacową. Będzie tak, jeżeli posiadasz specjalistyczną wiedzę i dysponujesz czasem, który możesz na to przeznaczyć.

Im więcej osób pracuje w Twojej firmie, tym więcej rozliczeń, wypłat czy dokumentów do wygenerowania będzie jednak przybywać. Szybko pojawi się więc konieczność stworzenia działu kadr i płac w Twojej organizacji lub powierzenie tych zadań firmie zewnętrznej.

Zdecydowanie warto postawić na tę drugą opcję. Sprawdź, dlaczego.

Korzyści outsourcingu kadr i płac

Przekazanie obsługi kadrowo-płacowej firmie zewnętrznej  ma wiele zalet. Oto, co możesz zyskać, decydując się na outsourcing:

• Redukcję kosztów. Wynika to przede wszystkim z braku konieczności utrzymywania i rozwijania działu kadr w Twojej firmie.
• Profesjonalną obsługę kadrowo-płacową. Masz pewność, że zajmują się nią eksperci. W razie potrzeby sprawdź opinie na temat wybranego biura i kwalifikacje jego pracowników.
• Możliwość skupienia się na innych aspektach Twojego biznesu. Nie tracisz czasu na formalności i biurokrację, a inwestujesz swój czas w realizację celów strategicznych.
• Gwarancję poufności. Ryzyko, że dane Twojej firmy lub jej pracowników trafią w niepowołane ręce praktycznie nie istnieje.
• Brak konieczności przejmowania się kontrolami. Jeżeli do nich dojdzie, przed urzędami będzie reprezentować Cię firma zewnętrzna. Możesz więc zapomnieć o stresie związanym z biurokracją.
• Dostęp do bezpłatnych konsultacji. Eksperci księgowi rozwieją Twoje wątpliwości, a także poszerzą wiedzę z zakresu kadr i płac.

Czy outsourcing jest bardziej opłacalny niż samodzielne prowadzenie księgowości?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie – wszystko zależy od specyfiki Twojej działalności. W przytłaczającej większości przypadków outsourcing kadr i płac jest opłacalny.

Dlaczego? Przede wszystkim z tego powodu, że nie musisz utrzymywać działu kadr w swojej firmie. Zazwyczaj wymaga to zatrudnienia co najmniej kilku pracowników o różnych kompetencjach. Szanse na znalezienie jednej księgowej, która poza księgowością specjalizuje się także w obsłudze kadr i płac, są bowiem bardzo niewielkie.

Wyliczenie opłacalności outsourcingu nie wymaga skomplikowanych obliczeń. Możesz mieć pewność, że dzięki takiemu rozwiązaniu zaoszczędzisz od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy w skali roku. Jest to więc jeden z lepszych sposobów na poprawienie kondycji finansowej Twojej firmy – zwłaszcza, jeżeli prowadzisz małe lub średnie przedsiębiorstwo.

Outsourcing kadr i płac w praktyce

W swojej firmie zatrudniasz pracowników? Nawet, jeżeli jest to tylko jedna osoba, nakłada to na Ciebie szereg obowiązków, a co za tym idzie – pochłania cenny czas.

Nie musisz jednak zajmować się tym osobiście ani nawet rekrutować odpowiedzialnych za to ludzi. Wszystkie obowiązki związane z obsługą kadrowo-płacową Twojego zespołu może przejąć biuro księgowe.
Zajmie się ono wszelkimi kwestiami związanymi z wynagrodzeniami, rozliczeniami i ubezpieczeniami Twoich pracowników. Będzie Cię wspierać także w przypadku kontroli różnych organów – np. urzędu skarbowego czy ZUSu. To właśnie outsourcing w praktyce.

Warto nadmienić także, że biura księgowe zatrudniają ekspertów, którzy specjalizują się w określonych dziedzinach. Dzięki temu zyskujesz pewność, że księgowość Twojej firmy oraz dokumentacja pracownicza będą prowadzone z należytą starannością. Ty w tym czasie będziesz mógł skupić się na innych aspektach prowadzenia biznesu.

Szczegółowe zasady współpracy ustalasz oczywiście z konkretną firmą. Pamiętaj, że to Ty decydujesz, jakie konkretnie zadania delegujesz i w czyje ręce je oddajesz.

Podsumowanie

Outsourcing kadr i płac to bez wątpienia oszczędność czasu i pieniędzy. To jednak także spokój ducha i pewność, że Twoi pracownicy otrzymują poprawnie wyliczone wynagrodzenia, a ich rozliczenia z wszelkimi urzędami przebiegają bez zarzutu.

Powierzając więc obsługę kadrowo-płacową Twojej organizacji zewnętrznej firmie, usprawniasz działanie swojego przedsiębiorstwa, ale także kształtujesz swój wizerunek jako godnego zaufania pracodawcy.

Szukasz sprawdzonego partnera, który pomoże Ci w obsłudze płacowo-kadrowej Twoich pracowników? Sprawdź ofertę outsourcingu kadr i płac Golden Tax – doświadczonego biura rachunkowego z Warszawy.