Jak bezpiecznie przechowywać dokumentację w firmie

Najlepsze sposoby na bezpieczne przechowywanie dokumentacji w firmach. Dokumenty potrafią wymknąć nam się spod kontroli. W szczególności podczas okresu, w którym ludzie nieustannie podpisują nowe umowy, wymieniają się zawiadomieniami, czy też kontraktami. Chociaż żyjemy w erze technologii niekiedy papierowa dokumentacja potrafi być niezwykle istotnym nośnikiem informacji. Zapoznaj się z technikami i wskazówkami, które pomogą ci w prosty sposób zorganizować dokumentację i zadbać o jej zarządzanie.

Uporządkuj swoje stanowisko pracy

Utrzymanie należnego porządku to jeden z najbardziej podstawowych i efektywnych kroków, które należy podjąć w celu zorganizowania swojego miejsca pracy. Spędź odrobinę czasu nad uporządkowaniem swoich istniejących plików, kopii dokumentów i ustal, które są na tyle ważne, aby na pewno je zachować. Pozostałe powinny wylądować w niszczarce.

Wszelkie duplikaty można poddać archiwizacji, natomiast wszelkie dane, których nie używaliśmy od sześciu miesięcy i są zbyteczne, można oddać do recyklingu. Wyczyść wszelkie szafki, półki i inne nośniki, w których aktualnie przechowujesz firmową dokumentację. Zawsze zaczynaj tworzyć swój system dokumentacji od kompletnej czystki. Stworzenie go od zera zapewni przejęcie prostszej kontroli nad zarządzaniem przyszłą dokumentacją.

Zastosuj wyraźne etykiety

To sposób często pomijany przez biura zarządzające dużą ilością dokumentacji. Jest to natomiast ogromny błąd. Odpowiednie etykiety są nam niezbędne w celu utrzymania ustanowionego wcześniej porządku. Stosuj nalepki opisujące kategorie twoich dokumentów. Dzięki temu każdy, kto będzie ich poszukiwał, szybko odnajdzie się nawet w całym stosie papierów i segregatorów. Najlepszym sposobem są kolorowe karteczki opisane jednym słowem. Ludzki mózg zwraca szczególną uwagę na jaskrawe kolory. Kilka uważnych spojrzeń na nalepione karteczki oraz widniejące na nich słowa wystarczy, aby połączyć konkretne kategorie dokumentów i kopii z odpowiednimi kolorami.

Kolejnym sposobem, który jest częściej wykorzystywany, może być datowanie plików i dokumentacji. Zazwyczaj kojarzymy, w jakim okresie zostały zapisane dane umowy lub mamy dostęp do takich informacji w biurze. Zapisując daty na segregatorach z informacjami, możemy znacznie ułatwić ich znalezienie w przyszłości.

Alfabetyczne organizowanie dokumentacji w firmie to kolejny popularny sposób radzenia sobie z papierami. Porządkując pliki od A do Z, ułatwimy sobie i kolegom z pracy tworzenie indeksów zawierających dokumentacje.

Jak zapewnić bezpieczeństwo naszym dokumentom?

Użytkowanie sejfów lub szaf pancernych przeznaczonych do przechowywania dokumentacji to w dzisiejszych czasach bardzo powszechna praktyka. W czasach nasilenia przepisów związanych z ochroną danych osobowych (RODO) i wymogów zachowania bezpieczeństwa przez firmy bardzo często nakłada się ogromną odpowiedzialność na osoby prowadzące sekretariaty, kancelarie, czy też inne firmy zmuszone do przechowywania danych pozostawionych przez swoich klientów.

Będąc obarczonym tak ogromną odpowiedzialnością, warto skorzystać z pomocy wytrzymałych sejfów. Rozważ zakup sejfu do swojego biura lub nawet domu. Składując w ten sposób najważniejszą z dokumentacji, zabezpieczysz się przed wyciekiem danych osobowych w przypadku kradzieży. Nowoczesne sejfy bardzo często produkowane są z materiałów odpornych na wysokie temperatury. Dlatego też pozwolą ci się zabezpieczyć przed nieszczęśliwymi wypadkami, takimi jak na przykład pożar w firmie.

Przechowywanie

Jeżeli nie chcesz obarczać swojego biura odpowiedzialnością za każdy kawałek papieru, który będzie w nim przebywał, możesz skorzystać z pomocnej dłoni profesjonalnych firm zajmujących się zabezpieczaniem dokumentacji. Korzystając z usług firm takich jak Rhenus Data Office Polska możesz odciążyć siebie lub pracowników swojej firmy z wielu czynności. Firmy świadczące takie usługi:

• Posortuj swoje dokumenty
• Utrzymają je w bezpiecznych warunkach, które nie tylko uniemożliwią kradzież dokumentów, ale także zachowają je w dobrej kondycji
• Zoptymalizują procesy przechowywanie, dzięki czemu będziesz mieć szybki dostęp do swoich papierów bez względu na ich ilość i różnorodność kategorii

Warto zainteresować się cyfrowym sposobom na przechowywanie dokumentów

Teraz gdy żyjemy w erze nieustannego rozwoju technologii w niektórych przypadkach nieuniknione jest przeniesienie swojej dokumentacji do internetowego systemu przechowywania. Wysyłając swoją dokumentację do chmury przechowywanej online możemy zaoszczędzić ogromną ilość czasu wydatkowanego na zarządzanie papierami w biurze i pieniędzy niezbędnych do zapewnienia dokumentom bezpieczeństwa.

Sam proces zeskanowania wszystkich potrzebnych naszej firmie dokumentów może zająć nieco czasu. Jednak przechowywane w ten sposób kopie danych osobowych, umowy i certyfikaty zostaną na internetowych dyskach na tak długo, jak tylko będziemy tego potrzebowali. Przechowując dokumenty na dyskach sieciowych, ułatwimy przypisanie ich do wybranych kategorii i przyspieszymy ewentualny proces archiwizacji, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.