Organizacja konferencji firmowej krok po kroku

Organizacja konferencji firmowej może wydawać się nie lada wyzwaniem, szczególnie jeśli dopiero planujemy rozszerzyć działalność i wkraczamy na nowe rynki. Oprócz zawartości merytorycznej takiego spotkania należy również przemyśleć wszelkie aspekty związane z kwestiami organizacyjno-technicznymi. Każdy organizator chce przede wszystkim dobrze wypaść przed swoimi gośćmi – od tego zależy często nawiązanie nowych, kluczowych kontaktów biznesowych i przyszłość firmy. Od czego zacząć? Poznaj nasz krótki poradnik

Konferencja firmowa od A do Z

Planowanie konferencji musi następować krok po kroku. “A” jak agenda czyli plan wydarzeń – zacznij od wstępnej rozpiski spotkania, stawiając sobie pytania:

• kiedy?
• co?
• gdzie?

Przykładowo:

Sobota XX.XX.XXXXr.,

godz. 8:00 – przyjazd gości do hotelu, czas na rozpakowanie bagaży

godz. 10:00 – drugie śniadanie (np. w bistro, restauracji, dowóz posiłku przez firmę cateringową)

godz. 11:00 – pierwszy panel tematyczny

godz. 14:00 – przerwa obiadowa

…i tak dalej.

Ustalenie terminu

Zastanów się, jaki termin będzie odpowiedni, aby mieć pewność, że zdążysz zaprosić gości (biorąc pod uwagę czas, w którym goście potwierdzą swoją obecność) i poczynić stosowne przygotowania. Z reguły organizacja licznego wydarzenia, wymaga ustalenia bardziej odległego terminu, szczególnie jeśli musisz zapewnić gościom odpowiednią bazę hotelowo-noclegową. Pamiętaj, że terminy weekendowe cieszą się dużym zainteresowaniem, stąd też dostępność miejsc w hotelach czy restauracjach może być bardzo ograniczona. Konferencja firmowa w tygodniu często pozwala zmniejszyć koszty wynajęcia bazy noclegowej.

Komfort gości

Organizacja konferencji firmowej powinna uwzględniać komfort gości. Spotkanie w siedzibie własnej firmy nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem, szczególnie gdy uprzednio muszą odbyć daleką i wyczerpującą podróż. Jeśli budżet, którym dysponujesz, pozwala na zakwaterowanie gości w hotelu, warto dać im tę możliwość nawet dzień wcześniej. Zadbaj o przerwy na spożycie posiłku, aby podczas intensywnego dnia nauki, mogli oni znaleźć chwilę wytchnienia i zaspokoić swoje podstawowe potrzeby. Pamiętaj, że wśród zaproszonych osób mogą znaleźć się osoby o szczególnych potrzebach żywieniowych, które wynikają ze stanu zdrowia lub kręgu kulturowego. Komponując menu na ten dzień, postaraj się, aby dostarczone potrawy były tradycyjne, popularne lub uniwersalne.

Zaplecze techniczne

Przeanalizuj, czy posiadasz wystarczające zaplecze techniczne do organizacji tak dużego wydarzenia. W zależności od programu konferencji czy szkolenia, może okazać się, że potrzebujesz specjalnego sprzętu, jak: rzutniki, laptopy, nagłośnienie, wygodne biurka i krzesła. Pomyśl również o komforcie osób z niepełnosprawnościami, które potencjalnie mogą pojawić się w gronie zaproszonych.

Dostępność lokalizacji

Miejsce spotkania powinno być usytuowane w dogodnej lokalizacji, umożliwiającej dogodny dojazd lub możliwość skorzystania z transportu publicznego. Wybierając miejsce spotkania, warto zwrócić uwagę na sąsiedztwo takich obiektów, jak lotnisko, stacja metra, koleje, czy bliskość do węzłów komunikacyjnych (na przykład zjazd z autostrady).

Konferencja firmowa na Śląsku

Jeśli Twoja firma działa na południu Polski, mamy dla Ciebie świetną wiadomość. Organizacja konferencji na Śląsku będzie znacznie prostsza, jeśli wybierzesz centrum hotelowo-konferencyjne z wieloletnim doświadczeniem.