Technologia, która wspiera biznes. Poznaj skuteczne rozwiązania dla Twojej firmy
Zbyt duże zużycie papieru to problem, który wciąż dotyka dużą liczbę polskich firm. Jak się okazuje, naprawdę łatwo można sobie z nim poradzić, przechodząc na dokumentację cyfrową. Dowiedz się, czym jest paperless office i sprawdź, jakie narzędzia pozwolą ci prowadzić przyjazny dla środowiska biznes, w którym nie marnuje się papieru.
Na czym polega idea paperless?
Wysokie zużycie papieru dotyczy administracji publicznej i prywatnych firm. Dlatego też świadomi i odpowiedzialni przedsiębiorcy coraz częściej decydują się przejść na paperless office. Co to takiego? W Polsce trend ten możemy określić mianem biznesu bez papieru. W strategii tej chodzi przede wszystkim o redukcję zużycia papieru w przedsiębiorstwie poprzez zastąpienie tradycyjnej dokumentacji, dokumentacją cyfrową. I tu z pomocą przychodzą nam narzędzia IT, takie jak e-podpis, elektroniczna wymiana danych czy elektroniczne biuro obsługi klienta, które dodatkowo mogą usprawnić komunikację i procesy biznesowe w naszej firmie. Ale plusów płynących z ich wdrożenia jest znacznie więcej.
Korzyści z przejścia na dokumentację elektroniczną
Paperless office to przedsiębiorstwa przyjazne środowisku naturalnemu. Zmniejszając zużycie papieru – szczególnie w biznesie – przyczyniamy się do ograniczenia wycinki lasów. Z drugiej zaś strony faktury elektroniczne, eBOK czy wymiana danych online pozwalają nam oszczędzać czas i pieniądze. W jaki sposób? Wykorzystując odpowiednie narzędzia IT, możemy całą biznesową dokumentację przechowywać na jednej platformie, do której mamy nieograniczony dostęp – bez względu na to, gdzie się znajdujemy. Wystarczy komputer, tablet lub smartfon, by z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie móc zalogować się do systemu i przeglądać, przesyłać czy pobierać potrzebne dokumenty. Jakie rozwiązania dla firm mogą zapewnić nam te korzyści?
Niezbędne narzędzia IT
Prowadzenie paperless office wymaga wdrożenia pewnych narzędzi. Oto trzy rozwiązania, dzięki którym nie tylko zmniejszysz ilość wykorzystywanego w firmie papieru, lecz także usprawnisz funkcjonowanie swojego biznesu.
E-podpis
Podpis elektroniczny zapewnia możliwość sygnowania dokumentów cyfrowych. Składany jest przy pomocy przeznaczonej do tego celu platformy online lub tabletu z warstwą biometryczną. By podpisać dajmy na to umowę, nie musimy jej drukować i to niezależnie od tego, ile podpisów ma być na niej złożonych. Nie da się więc ukryć, że narzędzie to niezwykle przyspiesza proces zawierania umów na odległość.
Wymiana danych cyfrowych
Wystawianie dokumentów: faktur, korekt, zamówień czy not księgowych, ale i wielu innych może stać się proste i nie zabierać zbyt dużo czasu, jeżeli korzystamy z systemu elektronicznej wymiany danych. Wszystkie dokumenty gromadzone są w jednym miejscu, w którym możemy je tworzyć i edytować, ale też przesyłać i odbierać.
Elektroniczne biuro obsługi klientów
To system, za sprawą którego jesteśmy w stanie efektywniej komunikować się z klientami. Ci z kolei – za pośrednictwem platformy – mogą samodzielnie załatwić wiele spraw, odciążając naszych pracowników. Mają również dostęp do niezbędnych dokumentów: dowodów zakupu, statusów płatności, rozrachunków i innych.
