Niszczenie dokumentów w dobie RODO – jak powinno wyglądać?
Utylizacja dokumentów za sprawą RODO i towarzyszących temu rozporządzeniu aktów prawnych stała się sprawą znacznie istotniejszą, niż to było kilka lat temu. Zasady ochrony danych osobowych i informacji niejawnych zdefiniowane we wspomnianych przepisach nakładają na wszystkie firmy i instytucje rygorystyczne obowiązki związane z niszczeniem dokumentacji, a za ich niedotrzymanie przewidziano liczne surowe sankcje, w tym dotkliwe kary finansowe. Jak zatem powinno się przeprowadzić proces niszczenia dokumentacji w firmie, by uniknąć problemów?
Utylizacja dokumentów niejawnych i nośników danych, a przepisy prawa
Utylizacja danych zapisanych na nośnikach oraz danych zgromadzonych w formie papierowej powinna przede wszystkim według przepisów sformułowanych w RODO kończyć się nieodwracalnym i całkowitym zniszczeniem materiałów poufnych, co potwierdzać muszą odpowiednie certyfikaty. Proces niszczenia nośników danych i dokumentów powinien ponadto wypełniać wymogi dotyczące bezpieczeństwa i ochrony stawiane przez normę DIN 66399. W związku z tym utylizacja dokumentów w praktyce wymaga nie tylko znajomości prawa, ale również wykwalifikowanej kadry, zastosowania specyficznych procedur oraz specjalistycznego sprzętu – zasobów, którymi przeciętna firma zwykle nie dysponuje. Dlatego najlepszą drogą postępowania z nagromadzoną dokumentacją jest zlecenie jej zniszczenia profesjonalnym firmom zajmującym się utylizacją dokumentów.
Jak powinno przebiegać profesjonalne niszczenie dokumentacji?
Odbiór oraz transport dokumentów i nośników przeznaczonych do utylizacji powinny przebiegać pod kontrolą i nadzorem tak, aby również na tym etapie do materiałów poufnych nikt niepowołany nie uzyskał dostępu. Pojemniki z dokumentacją i pojazdy transportujące powinny być zabezpieczone plombami, a moment odbioru winien być poświadczony odpowiednim protokołem. Aby zyskać pewność, że każdy kolejny etap utylizacji dokumentów firmowych przebiegać będzie w zgodzie z przepisami prawa, warto poszukać pomocy rzetelnej firmy, posiadającej dobrze wypracowane procedury. Lider w branży recyklingu – Stena Recycling – ma doświadczenie także w realizacji usługi utylizacji dokumentów i nośników danych. Oferuje między innymi możliwość osobistego nadzoru ze strony firmy zlecającej usługę nad całym procesem niszczenia dokumentów. Procedura utylizacji jest ponadto utrwalana na DVD i w każdej chwili może być poddana kontroli. Nad poprawnością przebiegu procesu niszczenia materiałów oraz jego zgodnością z prawem czuwa powołany przez Stena Recycling specjalista – pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, który dba także o obieg protokołów i poświadczeń. W ten sposób problem z utylizacją danych znika, tak ja same dokumenty, a do tego firma zlecająca niszczenie materiałów przyczynia się do ochrony środowiska, gdyż Stena Recycling odebraną dokumentację poddaje recyklingowi.
Dlaczego rzetelna utylizacja dokumentów jest tak istotna?
Samodzielne próby niszczenia materiałów poufnych, zwłaszcza cyfrowych nośników, mogą skończyć się niedopełnieniem jednego z wielu wymogów stawianych przez przepisy prawa lub niekontrolowanym wyciekiem danych. Wszelkie uchybienia mogą wówczas skutkować karami pieniężnymi, paraliżem działalności biznesu do czasu usunięcia niedociągnięć w zakresie przetwarzania i niszczenia danych, utratą pozytywnego wizerunku, kontrahentów i klientów, a niekiedy również bolesnym dla finansów firmy postępowaniem odszkodowawczym. Dlatego tak ważne jest to, by firmy nie zaniedbywały tematu bezpiecznej utylizacji dokumentów, ale odpowiednio zadbały o sprawy, które dziś nabrały kluczowego znaczenia.
undefined
