Okolicznościowe przyjęcia firmowe – jak znaleźć odpowiedni lokal?

Wybór odpowiedniego miejsca na spotkanie firmowe, wydarzenie, konferencję lub szkolenie jest równie ważny dla Twojego sukcesu, jak staranne planowanie harmonogramu sesji lub wybieranie mówców. Właściwe miejsce może oznaczać różnicę między udanym spotkaniem a całą klapą pełną partnerów biznesowych, którzy nie spuszczają oka z wyjścia. Jakie czynniki mogą mieć wpływ na sukces Twojego spotkania?

Oto kilka rzeczy do rozważenia przy wyborze miejsca na następne spotkanie firmowe, warsztaty lub szkolenia, takiego jak http://www.szkutnia.waw.pl/pl/przyjecia_okolicznosciowe/.

1. Co zawiera cena?

Kiedy zbliżasz się do miejsca, od którego uzyskasz wycenę, przedyskutuj szczegóły wydarzenia i działania, które według Ciebie pozwolą Ci uzyskać jasny obraz wszystkich możliwych kosztów i opłat. Zapytaj, co jest wliczone w opłatę za miejsce.

• Czy wliczone są usługi i podatki?

• Czy jest opłata za rezerwację?

• Czy są opłaty za obrusy, stoły i krzesła?

• Jakie są minimalne wartości żywności i napojów?

• Czy w zestawie znajduje się sprzęt Wi-Fi i sprzęt audiowizualny, czy będzie dodatkowa opłata?

Niektóre miejsca oferują pełną cenę, więc upewnij się, że porównujesz taką samą jakość.

2. Przestrzeń i układ

Przyjrzyj się dokładnie przestrzeni, aby upewnić się, że spełnia Twoje potrzeby. Czy istnieje limit ilości osób? Jeśli potrzebujesz dodatkowych pokoi, sceny lub internetu, sprawdź, czy obiekt może to zaoferować. Często miejsca poza główną salą konferencyjną nie są w pełni brane pod uwagę przy ocenie miejsca, ale są niezbędne. Jak elastyczna jest powierzchnia podłogi? Czy w razie potrzeby można zmienić pokoje? Nie chcesz, aby twoja konferencja wydawała się w połowie pusta, wynajmując pokój przeznaczony dla 300 osób, jeśli masz tylko 50 uczestników, więc pamiętaj o tym, aby wybrać przestrzeń odpowiednio. Czy będziesz mógł w pełni korzystać z tego miejsca, czy też będą miały miejsce inne wydarzenia?

Jeśli szukasz miejsca na zewnątrz, upewnij się, że masz dostęp do trawnika, ogrodu lub patio i czy mają WiFi! Czy sponsorzy potrzebują oddzielnego obszaru, czy mogą zostać umieszczeni w innym miejscu przestrzeni? Przedyskutuj wszystkie swoje plany z właścicielem bądź menadżerem obiektu: może on mieć pomysły na sposoby zaspokojenia Twoich potrzeb, które nie są od razu widoczne.

Przestrzenie zewnętrzne mogą rozszerzyć możliwości nawiązywania kontaktów wśród delegatów. Podobnie jak tak urocze miejsca jak Upewnij się, czy te opcje są zgodne z Twoimi celami biznesowymi.

3. Lokalizacja, dostępność i parking

Jeśli uczestnicy spotkania lub wydarzenia podróżują z poza miasta, możesz chcieć miejsce w pobliżu lotniska, pociągu lub transportu centralnego. Dowiedz się, czy zapewniono parking, jakie mogą być dodatkowe koszty lub czy można zorganizować alternatywny transport. Jeśli parking na miejscu nie jest dostępny, należy rozważyć zarezerwowanie pobliskiego parkingu dla uczestników lub zarezerwować transport, taki jak autobus, Uber lub taksówki. W przypadku lokalnych spotkań lub wydarzeń, rozważ miejsce blisko twojego biura, aby zachęcić do obecności.